こんにちは、分散化ライフのエンジです。
新入社員の皆様、4月に入社してから研修やOJT、部署の飲み会等忙しい生活を経て、GWで一息付いて安堵している状況でしょうか。はたまた休日返上で仕事や勉強されている方もいらっしゃるかと思います。
さて、5月や6月より本配属がスタートするかと思いますが、その時からある事を心掛けて置くことで以降の仕事がスムーズに進むことがあります。
それは「エビデンスを残す」ということです。
エビデンスという言葉は恐らく耳にしたことがあるかと思います。保身の意味でも身に着けておくべきスキルなので早いうちからエビデンスを残す癖を付けて行きましょう。
エビデンスを残さなかった事で失敗した体験談を交えて具体的な内容についてお話していきます。
エビデンスを残す意味
エビデンスとは英語でEvidence、意味としては「証拠、証明、根拠」を示します。
多くのビジネスマンはエビデンスを残すことやエビデンスを示すことを基本的スキルとして身に着けています。
では、なぜエビデンスを残す必要があるのか？
その理由は「自分を守る」ためです。
特に新入社員は仕事のスキルや人脈がありません。唯一上司が守ってくれるとは思いますが、ほぼ後ろ盾が無い状態といえるでしょう。つまり、新入社員の仕事に対して信頼が置かれていない状態です。このため、しっかりとエビデンスを残しておかないと無用なトラブルに巻き込まれる恐れがあります。その時助けてくれる味方はほぼいないので、データで根拠を示す必要があります。また、新入社員に関わらず職場の異動や転職した時も同様です。
このため、保身技術として身に着ける必要があります。
それではエビデンスを残さないとどうなるのか？自身のトラブル事例を挙げて説明します。
トラブル事例
【社内事例】
A先輩「ちょっとこの見積もり作っておいて」
自分「あっ、はい承知しました。金額はこれくらい見込んでおけば良いですか？」
A先輩「どれどれ・・・うん、それくらいでいいよ。今日中だから先方に出しておいて」
(後日)
課長「おい！なんでこんな見積もり出してるんだよ。この案件は差益が見込めるんだからギリギリじゃなくていいんだよ。A君、ちゃんと見てあげたのか？」
A先輩「ちゃんと指導しましたよ。何で言った通りの金額にしなかったんだ？」
自分「申し訳ありません。(ええ・・・先輩がこの金額で良いと言ってたじゃないか)」
【社外事例】
自分(電話)「・・・納期○○日迄に間に合うようにして欲しいんですが」
外注先「なんとか間に合うんで大丈夫ですよ」
(後日)
顧客「まだ製品届いていないんだけどどういうこと！？今日中じゃないと工程ストップして大損害なんだけど！」
自分「も、申し訳ございません。至急確認致します！」
外注先「あー○○の件ですね。それは□□という条件でしたら間に合ったんですが」
自分「何ですかその条件って！聞いてないですよ。とにかく今日中に何とかお願いします」
外注先「申し訳ありませんが、流石に部材が揃っていないので間に合いません。」
顧客「間に合わないの？それでは納得がいかないから状況を説明しに来てよ！」
上記２つとも小生が経験した失敗例となります(笑)
何が悪かったのか考えてみると、全て口頭による指示・約束ですよね。つまり、言った言わないが論争の原因となっています。それではどのような対策を施せば良いのでしょうか。
提出前にメールを残す
まずは1つ目の事例ですね。
こちらに関しての対策は「提出前にメールで残す」ということです。これでエビデンスを残すことが出来ます。小生の場合では下記の手順で行ってます。
① 見積書をPDFに残す。紙ベースならスキャンしてPDF化。
② メールを開き、To : 先輩、cc : 上司としてメールを作成する。
③ 見積書を添付して、見積書の要約をメールに転記する。(忙しい人は添付を見ない)
④ 「・・・○○案件向けの見積書を作成致しました。金額と致しましてはA先輩と相談の上△△円としております。本日提出致しますので、ご了承頂きたくお願い申し上げます。」というような内容にする。
これでエビデンスを残すことが出来たので、言った言わない論争を避けることが出来ます。A先輩と相談の上という文言は、勝手に自己判断したわけではないという意味合いを含んでいます。
一手間かかりますが、自衛策を取りましょう。また、提出書類は必ずスキャンしてコピーを保管しておくことが大切です。
電話の後は必ずメールを残す
次に２つ目の事例ですね。
電話での口約束は一番危険です。また、1回の電話で色んな要件を話す場合がありますので、忘備録を兼ねてメールを残しておくのが大切です。小生の場合では下記の手順で行ってます。
① メールを開き、To : 外注先 Bcc : 上司or先輩とする。
(Bccは相手先にメールアドレスを見えなくするブラインドカーボンコピーという機能です。つまり外注先には上司or先輩に写しで入っていることはわかりません。)
② 電話の要件を簡単にメール文章として起こす。
③ 「・・・先程の架電の通り、納期○○日でご対応頂けますようお願い致します。」というような内容にする。
電話をしたらメールを残す癖を付けましょう。特に納期関係や金額はシビアですので、ほぼ必ずと言ってもいいかもしれません。Bccは慣れてきたら入れなくて大丈夫かと思います。メールが残っていればエビデンスとなりますので。
メールで展開する程の内容では無い場合
この場合の方が多いかもしれません。また、会社によってはいちいちメールを入れられると迷惑だ！と言われる場合があるかもしれません。そこは企業風土によって様々ですが。そのような場合でも保身のためにエビデンスを残しておきましょう。例えば下記のような事例です。
自分「お尋ねしたいのですが、Aという部品は型式Bに適合しますか？また、その際の保証はどうしましょう。」
業者「ええ適合しますよ。弊社の保証範囲に含まれますね」
このような事例でしたら、Excelやノートに上記の内容をメモしておきます。具体的には、「日付・時間・担当者名・内容」を簡単に書いておきます。小生の場合は、メモ用のExcelシートを作っていまして、予め日付や内容の入力欄を箇条書きで書けるように設けています。
後に実は適合しなかった・・・というトラブルが発生した場合でも、「何月何日の何時頃に○○さんから適合するって聞きましたよ」というエビデンスを示す事が出来れば立場的に優位になれます。
でも日付や時間はいらないのでは？と思いますよね。
しかし、「○○さんが適合するって言ってましたよ」と「何月何日の何時頃に○○さんから適合するって聞きましたよ」ではどちらが説得力がありますか。恐らく後者だと思います。
以上のようにメールで送る程の内容ではなくても、Excelやメモでエビデンスを残しておきましょう。
まとめ
エビデンスを残すのはどうしても手間が掛かるため、怠ってしまいがちですが、後々トラブルが発生した場合は無駄な労力が掛かりますので、自分自身に降りかかるリスクを軽減するためにも取り組んだ方が良いかと思います。
以上、「新入社員必見！エビデンスを残す癖を今から身につけよう」でした。
